Czym jest postępowanie ogólnoadministracyjne?

Żądanie, by urzędnik dał lub pozwolił, tudzież żądanie urzędnika, byśmy dali lub pozwolili. Tak można najłatwiej określić postępowanie ogólnoadministracyjne. Kategorią szerszą jest postępowanie administracyjne. W jej skład wchodzi zarówno postępowanie ogólnoadministracyjne, jak i inne postępowania, które mnisi prawniczy pomnożyli do nieskończonych rozmiarów. Uważają to za objaw mądrości.

W skład postępowań administracyjnych wchodzą wszystkie sprawy przed urzędem, a nie przed sądem. Są pojedyncze sprawy administracyjne, które także załatwiają sądy, ale należą do mniejszości. Przed urzędnikiem prowadzi się sprawy – z wniosków – by urzędnik coś zrobił, o skargi – by urzędnik kogoś opierdolił, o udzielenie informacji publicznej – by urzędnik się wyspowiadał z tego, ile wypił soczków, oraz sprawy postępowania ogólnoadministracyjnego – by urzędnik pozwolił lub dał (potencjalnie urzędnik od nas będzie coś chciał).

Najważniejsze cechy postępowania ogólnoadministracyjnego

Najistotniejsze są postępowania ogólne – o wszystko, przykładowo by pan wójt w swej szczodrości pozwolił nam na naszej własnej działce zbudować na własny rachunek dom. O kurwa, jaki on szczodry. Ich najważniejszą cechą jest władczość – musimy się do wyników tego postępowania ogólnoadministracyjnego podporządkować pod groźbą pałki.

Postępowanie ogólne prowadzi organ. Prawnicy wpadli na wspaniałą definicję organu, czyli wyodrębniona osoba lub grupa osób działająca w imieniu państwa, samorządu, a nawet jednej instytucji, których kompetencje i zadania określają przepisy prawa (a jakie inne przepisy mogłyby określać zadania).

W ten sposób organem będzie wojewoda – działający w imieniu rządu. Wójt – działający w imieniu samorządu albo rządu – w zależności od sprawy. Nawet kierownik urzędu stanu cywilnego, zmieniający nam imię z Zdziewuj na Krzysztof – również działający w imieniu państwa. W końcu to państwo jest właścicielem naszego imienia. Jeśli się urzędnikowi nie spodoba się imię dziecka – może je w krótkim terminie po nadaniu zmienić.

Przepisy określają, jakie konkretnie sprawy załatwia się postępowaniem ogólnym – jednak w każdej pojedynczej sprawie osobno – np. wydanie pozwolenia na budowę, pozwolenia na ścięcie drzewa czy wydanie prawa jazdy. Jedyne, co łączy wszystkie takie sprawy, to forma – zgoda lub brak zgody następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Jak rozpoczyna się postępowanie ogólnoadministracyjne?

Postępowanie ogólne zaczyna się na żądanie lub z urzędu. Na żądanie – wtedy, gdy my coś chcemy. Z urzędu – gdy urząd czegoś chce. Każda sprawa jest jasno opisana, czy jest wnioskowa, czy z urzędu. Jeśli sprawa zaczyna się na żądanie, musimy złożyć podanie. Podanie składa się z 5 elementów podstawowych i potencjalnie z elementów dodatkowych – w zależności od sprawy. Może to być tylko uzasadnienie, a może być multum różnych dokumentów, w tym poświadczenie, że się żyje.

Elementy podania w postępowaniu ogólnoadministracyjnym

Elementy podstawowe to: data i miejscowość, nadawca (nasze imię, nazwisko i adres – przy czym adres jest najważniejszy, bez niego urząd zwyczajnie oleje nasze pismo, w przypadku innego braku wezwie nas do uzupełnienia danych), adresat (nazwa i adres urzędu), żądanie (to, co chcemy osiągnąć) oraz podpis (własnoręczny lub elektroniczny).

Najczęstszym elementem dodatkowym jest wymagana opłata. Trzeba znaleźć na stronie urzędu aktualną wysokość opłaty w danej sprawie (w każdej może być inna), zapłacić i dołączyć do podania potwierdzenie płatności.

Niestety postępowanie ogólnoadministracyjne nie jest tak łatwe jak skargi i wnioski – zawsze obowiązuje nas właściwy urząd – w każdej sprawie określony przez przepis szczególny (przepisy ogólne, czyli Kodeks postępowania administracyjnego, normują cały proces, ale nie wskazują, w jakich sprawach się go stosuje, a przepisy szczególne – np. ustawa o kierujących pojazdami – wskazują, że starosta w drodze decyzji administracyjnej wydaje prawo jazdy i stosuje się do wydania prawa jazdy przepisy ogólne KPA).

Właściwość organu w postępowaniu ogólnoadministracyjnym

Właściwość ma dwie główne cechy – rodzaj organu oraz miejsce. Rodzaje organów to przykładowo – prezydent miasta i wojewoda, a miejsce – województwo, gmina, a nawet dzielnica – decyduje miejsce naszego zamieszkania, czyli nasz burmistrz, nasz wojewoda.

Właściwy urząd musi mieć spełnione oba warunki, np. Prezydent Miasta Łodzi czy Wojewoda Pomorski.

Wzór podania

Powolno, 19.07.2025 r.

Szary Obywatel,
ul. Nędzy i Rozpaczy 17,
  96-560 Powolno.

Wójt Gminy Powolno,
  ul. Bogactwa 3,
  96-560 Powolno.

Podanie

Składam podanie o …………………

Szary Obywatel

Załączniki:

• Potwierdzenie opłaty

Przebieg postępowania ogólnoadministracyjnego

Jak napiszemy podanie – są elementy podstawowe, są elementy dodatkowe i wiemy, do jakiego rodzaju urzędu oraz do jakiego miejscowo urzędu. Możemy wysyłać pismo. Tak jak było opisane w artykule o wnioskach w sprawie publicznej – listem poleconym lub e-doręczeniami.

Pismo prędzej czy później trafi do urzędu (w zależności od sposobu wysyłki) – wówczas urzędnicy są związani terminami. Strach pomyśleć, co by było, gdyby nie byli. Terminy i sposoby na przywołanie urzędu do porządku zostały opisane w tym artykule.

W przypadku postępowania ogólnoadministracyjnego nie musimy się przejmować dowodami. Cały ciężar dowodu spoczywa na organie, od siebie musimy dać tylko tyle, ile wymagają przepisy szczególne – najczęściej mogą wymagać jakiegoś zaświadczenia. Urząd sam zbiera dowody i podejmuje decyzje. Podjąć decyzję może albo sam – postępowanie gabinetowe (po prostu dostajemy decyzję administracyjną do skrzynki na listy), albo może wezwać nas i zmarnować trochę naszego czasu – rozprawa administracyjna (bardzo rzadko stosowana).

Decyzja administracyjna w postępowaniu ogólnoadministracyjnym

Zakończenie sprawy – decyzja administracyjna. Jest to supermocne pismo urzędników. Urząd ma wachlarz pism, do których trzeba się stosować pod rygorem pałki służbowej. W postępowaniu administracyjnym występują zasadniczo trzy takie pisma: decyzja (kończąca sprawę), postanowienie (rozstrzygające inną kwestię w trakcie postępowania) i wezwanie (obowiązek spędzenia paru chwil z urzędnikiem w wyznaczonym miejscu i porze albo do przekazania prezentu urzędowi, np. uzupełnionego pisma).

Decyzja kończąca podsumowuje całe postępowanie i zobowiązuje (np. do oddania domu – decyzja wywłaszczająca) lub pozwala (np. na zbudowanie domu – pozwolenie na budowę). Zwykle jest nam przysyłana na nasz adres (w postępowaniu gabinetowym) – wtedy zaczyna bić zegar. Jeśli coś nam się nie podoba, np. jest dla nas niekorzystna, możemy złożyć odwołanie.

Przykład decyzji administracyjnej:

Odwołanie od decyzji administracyjnej

Mamy 14 dni, by odwołać się od decyzji. Postępowanie ogólnoadministracyjne przewiduje, że odwołanie adresuje się do organu wyższej instancji, ale za pośrednictwem organu I instancji. Jest prosta reguła – jeśli w I instancji sprawę prowadził jakikolwiek organ samorządowy (wójt, starosta lub marszałek województwa), wówczas odwołanie wnosimy do samorządowego kolegium odwoławczego (SKO), np. na decyzję administracyjną Prezydenta Miasta Bydgoszczy odwołanie wnosi się do SKO w Bydgoszczy. Jeśli sprawę prowadził organ rządowy – wojewoda, wówczas odwołanie wnosi się do właściwego w danej sprawie ministra. Przykładowo w sprawach paszportowych odwołanie od decyzji wojewody wnosi się do ministra spraw wewnętrznych i administracji.

To są organy wyższej instancji – SKO i ministrowie. Często jednak się zdarza, że inne organy prowadzą sprawy i inne organy są odwoławcze – w każdej sprawie trzeba sprawdzić oprócz organu I instancji także organ II instancji. Zadaniem organów II instancji jest kontrola poprawności prowadzenia postępowania (a w razie uchybień także samodzielne ponowne rozpatrywanie całej sprawy) przez organ I instancji.

W odwołaniu należy zamieścić organ, który wydał decyzję, od jakiej decyzji się odwołujemy, nasze dane i podpis. Możemy, ale nie musimy uzasadniać odwołania. Można wskazać, że spełniliśmy warunki, a urząd tego nie uwzględnił, albo możemy napisać: nie, bo nie.

Wzór odwołania

Powolno19.07.2025 r.

Szary Obywatel,
ul. Nędzy i Rozpaczy 17,
96-560 Powolno.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Dużym Mieście,
  ul. Wielkiego Bogactwa,
  96-700 Duże Miasto.

Za pośrednictwem

Wójta Gminy Powolno,
  ul. Bogactwa 3,
  96-560 Powolno.

Odwołanie

Odwołuję się od decyzji Wójta Gminy Powolno …………………

Szary Obywatel

W rzadkich sytuacjach nie ma organu wyższej instancji – wówczas zamiast odwołania składamy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Obowiązuje taka sama forma, ale wysyłamy i adresujemy pismo do organu I instancji. Ci sami urzędnicy kontrolują i podejmują decyzję.

Po rozpatrzeniu odwołania organ wyższej instancji może podjąć cztery decyzje – zmienić decyzję administracyjną, podtrzymać decyzję organu I instancji, umorzyć postępowanie (czyli zamknąć ten rozdział w naszym życiu) lub uchylić decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia (czyli zabawa zaczyna się od nowa). Wszystkie opcje organ II instancji podejmuje w drodze decyzji administracyjnej. Wysyłka obu pism następuje tak samo jak podania.

Jeśli dalej coś nam się nie podoba, możemy składać skargę do sądu administracyjnego – będzie o niej inny artykuł.

Przekazanie sprawy i milczące załatwienie sprawy

Może się tak zdarzyć, że nie jesteśmy w stanie ustalić organu I lub II instancji. Wówczas możemy wysłać pismo do jakiegokolwiek urzędu, np. do swojego wójta. W sprawach administracyjnych urzędy mają obowiązek same ustalić właściwość i przesłać pismo do odpowiedniego urzędu (jeśli zajdzie taka konieczność). Inne postępowania niestety już nie są takie różowe.

W trakcie postępowania ogólnoadministracyjnego urząd może rozstrzygać także mniej ważne kwestie. Wydaje wówczas postanowienie – jak działa postanowienie i jak się od niego odwołać, będzie poruszone w innym artykule.

Czasami prawo nakłada na urząd kaganiec. W niektórych sytuacjach, jeśli urząd nie sprzeciwi się naszemu żądaniu w ciągu określonego czasu. Wówczas uznaje się, że wygraliśmy sprawę. Wówczas po jakimś czasie dostaniemy zawiadomienie, że sprawa została załatwiona milcząco. Przynajmniej wtedy urzędnicy nie mogą przeciągać sprawy w nieskończoność.