Ponaglenie – jak skutecznie zmobilizować urząd do działania?

Prawie każdy to przeżył. Wysłaliśmy pismo do urzędu i cisza… Czekamy… Czekamy… I nic… I tak mija miesiąc, drugi, trzeci. Już nas wkurw łapie. Chcemy bić i lżyć urzędasa (jakiegokolwiek – byle by był urzędasem), ale oczywiście nie podejmujemy działań drastycznych – nie z braku chęci, ale ze strachu przed potencjalną odpowiedzialnością, mimo że tak naprawdę sam urzędas nie jest winien. Urzędas bowiem najczęściej ma za dużo pracy, bo jego przełożony zatrudnia za mało pracowników, którzy nie wyrabiają z pracą, a przełożony sam pracować nie zamierza. Przełożony przełożonego z kolei oszczędza pieniądze na poszczególne placówki – trzeba przecież jak najwięcej złotych monet oszczędzić dla ważniejszych osób.

Chcemy rozwiązać nasz problem telefonem – dzwonimy – odbiera żywy robot, który ma w zanadrzu tylko kilka rozwiązań pokroju: „prosimy o cierpliwość”. Szkoda tylko, że ten komunikat każdemu podnosi ciśnienie i nie rozwiązał jeszcze żadnej sprawy.

Formalnym sposobem przywołania urzędu do porządku jest ponaglenie. Quasi skarga na powolne działanie urzędów.

Ponaglenie – kiedy można je złożyć?

Ponaglenie można stosować w prawie każdej sprawie administracyjnej – czyli tych przed urzędem – zarówno ogólnoadministracyjnej (będzie opisana w innym artykule), jak i specjalnych, np. ze złożonej zwykłej skargi. Jedynie wyjątkowo ustawy przewidują inną formę przywołania urzędników do porządku – np. w sprawie wniosków – opisanej w innym artykule – tam stosujemy zwykłą skargę.

By skorzystać z ponaglenia, muszą wystąpić dwa warunki:

• musi trwać wobec nas postępowanie administracyjne -pozwalające na ponaglenie – każde oprócz wniosków w sprawie publicznej,
• musi minąć termin na załatwienie sprawy.

Terminy załatwienia sprawy

Są 4 terminy na załatwienie spraw:

• 1 miesiąc – zwykłe skargi i większość ogólnoadministracyjnych postępowań.
• 2 miesiące – sprawy szczególnie skomplikowane – zwykle przepis prawny jasno wskazuje, które są szczególnie skomplikowane.
• Inny termin wskazany przez przepis szczególny – np. w sprawach budowlanych urzędy mogą mieć nawet 6 miesięcy.
• Termin wskazany przez urząd – jeśli urząd przed upływem terminu podstawowego wyśle nam zawiadomienie, że za dużo czasu przemitrężył i nie zdąży na czas załatwić sprawy, wówczas może załatwić sprawę w wyznaczonym przez samego siebie terminie. Nie ma od tego odwołania i urząd może tego dowolnie nadużywać.

Ponaglenie – bezczynność czy przewlekłość?

Ponaglenie musi zawierać zarzut. Są dwa możliwe zarzuty: bezczynność lub przewlekłość.

Ponaglenie z zarzutem bezczynności można złożyć, gdy minie zarówno termin podstawowy, jak i wyznaczony przez urząd (o ile był wyznaczony).

Ponaglenie z zarzutem przewlekłości można złożyć, gdy minął termin podstawowy – nawet jeśli trwa jeszcze termin wyznaczony.

W praktyce najłatwiej zawsze składać ponaglenie z zarzutem przewlekłości. Wystarczy obliczyć, czy minął termin podstawowy, najlepiej jeszcze poczekać trzy–cztery dni dla pewności (tyle może iść list polecony i urząd może zasłaniać się, że wówczas jeszcze termin nie minął) i składać ponaglenie.

Jeśli wniesiemy ponaglenie z zarzutem przewlekłości, a nie minął jeszcze termin wyznaczony albo z zarzutem bezczynności, gdy nie minął jeszcze termin wyznaczony, organ wyższej instancji (o organie wyższej instancji będzie opisane w innym artykule) oleje nasze ponaglenie.

Jak napisać ponaglenie?

Ponaglenie musi zawierać elementy podstawowe – imię, nazwisko i adres – tak jak wniosek i skarga – oraz elementy dodatkowe – zarzut i uzasadnienie. Pismo składa się do organu wyższej instancji, ale za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę.

Uzasadnienie musi zawierać dwa elementy:

Opis dotychczasowego postępowania, np.:

„W dniu (…) złożyłem(am) wniosek o ścięcie drzewa do (…). Zgodnie z prawem termin w tej sprawie wynosi 1 miesiąc. Termin ten minął (…). Do tego czasu nie otrzymałem(am) żadnej odpowiedzi od (…)”.

Oraz interpretację dotychczasowych wydarzeń:

„Przekroczenie terminu ustawowego jest oczywistym naruszeniem KPA, w związku z tym proszę o uwzględnienie ponaglenia”.

Jak widać, pierwszy raz spotykamy się z czymś, co prawnicy nazywają mianem „języka prawniczego” lub „mądrości prawnej”. W rzeczywistości to nudne, napisane w stronie biernej słowa, całkowicie pozbawione żywiołowości normalnego języka zdania. Obudowane w nic nieznaczące słowa, których jedynym celem jest pokazanie, że nadawca pisma jest osobą poważną. Z taką poważną osobą trzeba się liczyć i najlepiej bez myślenia przyklepać jego pismo.

Niestety, im dalej w las (sprawy administracyjne, karne, cywilne), tym tego języka, kultywowanego jako cnota, powielanego w podręcznikach prawniczych i nazywanego mądrym, będzie więcej. Najłatwiejsze za nami – wniosek i skarga.

Wzór pisma

Pismo – jak już wspomnieliśmy – musi być zaadresowane do organu wyższej instancji, ale wysłane do organu prowadzącego sprawę.

Całość powinna się prezentować mniej więcej tak:

Powolno, 17.08.2025 r.

Szary Obywatel
ul. Nędzy 18
98-360, Powolno

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Jakimś tam Mieście,
ul. Wielkiego Bogactwa 70,
98-360, Powolno,
za pośrednictwem,
Urząd Gminy Powolno,
ul. Małego Bogactwa 15,
98-360, Powolno.

Ponaglenie

Składam ponaglenie ze względu na przewlekłość na postępowanie w sprawie ścięcia drzewa prowadzone przez .

Uzasadnienie

W dniu (…) złożyłem(am) wniosek o ścięcie drzewa do (…). Zgodnie z prawem termin w tej sprawie wynosi 1 miesiąc. Termin ten minął (…). Do tego czasu nie otrzymałem(am) żadnej odpowiedzi od (…).

Przekroczenie terminu ustawowego jest oczywistym naruszeniem KPA, w związku z tym proszę o uwzględnienie ponaglenia.

Szary Obywatel

Co dzieje się po złożeniu ponaglenia?

Na szczęście na rozpatrzenie ponaglenia nie trzeba czekać jak na papier toaletowy za komuny. Organ wyższej instancji ma tylko 7 dni.

W ciągu tych 7 dni urząd musi wydać postanowienie – jedno z pism urzędowych z supermocami – trzeba pod rygorem pałki stosować się do jego treści. Taka supermoc urzędnika.

W tym supermocnym piśmie organ zawiera:

• czy była przewlekłość (lub bezczynność – zależy od postawionego zarzutu) oraz czy organ dopuścił się rażącego naruszenia prawa,
• a jeśli stwierdził przewlekłość (bezczynność), także:
  • zobowiązanie do załatwienia sprawy wraz z terminem,
  • wyjaśnienie, dlaczego doszło do przewlekłości (bezczynności).

Niestety organ wyższej instancji nie może sam przejąć sprawy lub przekazać jej innemu urzędowi – postanowienie kończy się jedynie opierdolem dla urzędu.

W wyjątkowych sytuacjach nie ma organu wyższej instancji. Wówczas ponaglenie składa się do organu prowadzącego sprawę. Ten sam organ nie załatwia sprawy i rozpatruje skargę na własną zwłokę…

Jeśli ponaglenie nas zawiedzie i zmieni się w głos wołającego na pustyni, możemy złożyć skargę na bezczynność do sądu administracyjnego – będzie o niej inny artykuł.

Jak wysłać ponaglenie?

Ponaglenie wysyłamy tak samo jak poprzednio opisane pisma (skarga i wniosek) – listem poleconym lub e-Doręczeniami. Dokładny sposób wysyłki został opisany w artykule o wniosku w sprawie publicznej. Należy jedynie pamiętać, że trzeba wysłać je na adres (fizyczny lub do e-Doręczeń) organu prowadzącego sprawę, ale umieścić w ponagleniu również nazwę i adres (fizyczny) organu odwoławczego.

A po wysłaniu ponaglenia trzeba mieć nadzieję, że coś się zmieni. Zwykle się zmienia, ale nie zawsze na lepsze. Wiara rzecz ludzka.